5 señales de que los recursos de tu empresa están siendo mal utilizados — y cómo detectarlo a tiempo Incluso los equipos bien intencionados pueden malgastar recursos, ya sea de forma intencional o no. Aquí tienes cinco señales de alerta sobre fraude interno en la empresa, además de formas de prevenirlo.

En 2023, Apple reveló un caso grave de fraude interno. Un empleado de larga trayectoria aprovechó su acceso a los sistemas de compras para desviar fondos de la empresa, manipular relaciones con proveedores y aprobar facturas falsas. El resultado: casi $19 millones de dólares en pérdidas.

No se trató de una malversación al estilo de Hollywood. Fue algo lento, silencioso y que pasó desapercibido durante años. Todo comenzó con una confianza no supervisada y procesos que no estaban diseñados para detectar abusos.

Como emprendedores, solemos pensar que el fraude interno es un problema de las grandes empresas. No lo es. Es un problema de sistemas. Si estás construyendo una empresa, aquí tienes cinco señales de alerta que podrían indicar que tus recursos se están perdiendo, y lo que puedes hacer para detectarlo a tiempo.

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1. Gastos que no coinciden con la función del área

Si notas que ciertos departamentos están reportando herramientas o servicios que no necesitan, es una señal de alerta. Alguna vez vi a un equipo de marketing reportar regularmente gastos en software de edición de video de alta gama — todo para una sola persona. Resultó que lo usaba para su canal de YouTube.

Este tipo de mal uso suele pasar desapercibido porque no parece robo por parte del empleado. Pero se acumula con el tiempo.

Qué hacer: Implementa un sistema de seguimiento de gastos por proyecto con herramientas como Divvy o Expensify. Usa una estructura jerárquica de códigos de proyecto que relacione los gastos con equipos, campañas y fechas. Revisa reportes mensuales por categoría para detectar anomalías.

2. Proveedores desconocidos o no verificados

Muchas veces el fraude se esconde en las listas de proveedores. Los defraudadores pueden crear proveedores falsos o manipular cuentas existentes para desviar fondos bajo la apariencia de pagos legítimos. De hecho, más del 60% de las empresas han reportado intentos o casos reales de fraude en pagos, muchos de ellos relacionados con esquemas como proveedores falsos, facturas duplicadas o cargos inflados.

Qué hacer: Audita tu lista maestra de proveedores cada trimestre. Verifica los números de identificación fiscal, direcciones físicas (búscalas en Google) y datos de contacto. Herramientas como Tealbook o Apex Portal pueden ayudarte a agilizar el proceso de verificación. Además, aplica la doble autorización para dar de alta a cualquier nuevo proveedor.

Marca los proveedores que reciban más de tres pagos en 30 días o aquellos cuyas facturas siempre tengan cifras redondas. Estos son patrones comunes en el fraude.

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3. Empleados que evitan la supervisión o nunca toman vacaciones

Una de las señales que más se pasa por alto es la conductual. Las personas que cometen fraude suelen insistir en "hacer todo ellas mismas" y nunca se toman un descanso — porque temen que alguien más descubra lo que están ocultando.

Qué hacer: Usa permisos basados en roles y exige revisiones por pares para todas las aprobaciones. Plataformas como SAP Concur o NetSuite permiten rastrear auditorías y delegar funciones durante ausencias. Rota responsabilidades clave cada año y promueve descansos obligatorios. No solo es positivo para la salud mental: también protege tus sistemas.

Además, fomenta una cultura de transparencia. Si tu equipo se siente seguro al expresar inquietudes, sabrás de los problemas mucho antes de que aparezcan en los informes financieros.

4. Transacciones recurrentes que apenas quedan por debajo del límite de aprobación

Esta es una táctica sutil. Un miembro del equipo presenta pagos por $4,950 cuando el límite de aprobación es de $5,000. ¿Una vez? Puede pasar. ¿Cada mes? Es una clara señal de alerta.

Qué hacer: Ajusta los límites de aprobación cada trimestre. Usa funciones de monitoreo de velocidad de transacciones en tu ERP para detectar proveedores o beneficiarios con facturas frecuentes y de bajo monto. Configura alertas para detectar intentos de fraccionamiento de facturas o pagos.

En sistemas como QuickBooks u Oracle NetSuite, puedes establecer reglas de flujo de trabajo para escalar cualquier patrón de frecuencia inusual o picos repentinos en la actividad de un proveedor.

5. Documentos faltantes o registros incompletos

Cuando las personas empiezan a "perder" recibos o a presentar justificaciones retroactivas, puede que tengas un problema. El fraude no siempre se trata de lo que es visible, sino de lo que, convenientemente, no lo es.

Qué hacer: Migra a un sistema de documentación en la nube como DocuWare o Zoho WorkDrive. Exige que los recibos se suban dentro de las 48 horas posteriores a la transacción. Implementa una cadena de aprobación digital y registros de auditoría. Si la documentación se retrasa más de una vez, actúa y escala el caso.

Por qué las buenas personas se desvían del camino

No todo mal uso de recursos es malintencionado. A veces, se trata de presión. El estrés financiero, sentirse ignorado o simplemente ver que otros lo hacen sin consecuencias puede llevar a alguien a justificar decisiones equivocadas. Por eso, crear un ambiente transparente y justo es tan importante como tener controles sólidos.

Habla abiertamente sobre integridad. Haz que la ética forme parte de las conversaciones de desempeño. Y deja claro que tus sistemas no se basan en la desconfianza, sino en la equidad y la sostenibilidad.

El papel de la tecnología para adelantarse a los problemas

Más allá del software contable, las empresas inteligentes están usando:

• Detección de anomalías con IA (por ejemplo, MindBridge, DataSnipper).
• Tableros en tiempo real para rastrear los gastos por departamento (como Datarails, Cube).
• Bots que aplican políticas en Slack o Microsoft Teams y recuerdan las reglas cuando los usuarios hacen consultas sobre gastos (como Compliance.ai).

No necesitas todos estos recursos, pero sí necesitas sistemas que crezcan al ritmo de tu negocio.

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Prevenir es más barato que corregir

El mal uso de recursos rara vez comienza con un robo directo. Empieza con pequeños permisos, suposiciones sin supervisión y líderes demasiado ocupados para notar los detalles.

Si estás leyendo esto, toma acción esta semana: haz una auditoría de proveedores, actualiza tus políticas de aprobación o revisa tus categorías de gasto. Solo elige una.